Pourquoi un outil de gestion de flotte automobile est-il indispensable ?

« Mise en place d’un outil de gestion de flotte automobile : comment communiquer en interne et quelle valeur ajoutée ? »

Pour installer et favoriser l’utilisation d’un outil degestion de flotte automobile, il faut trouver les arguments pour convaincre et considérer les aspects suivants du projet.

Il faut comprendre qu’on peut nourrir plusieurs niveaux d’ambition sur ce type d’outil selon les besoins de l’entreprise : référentiel du parc + gestion des commandes + reporting,…

Le cadrage se fait par une étude fine du besoin. En parallèle, la vente en interne se fait à plusieurs niveaux : préparer les collaborateurs (gestionnaires) au changement. Et au niveau stratégique, côté management, il faut comprendre que le déploiement de l’outil est accessoire par rapport au « core business ».

Son utilité n’est pas clairement identifiée d’autant qu’il y avait déjà un outil existant chez nous. Dès lors, il faut avancer des arguments selon la sensibilité des services : coûts, efficacité des process, etc, … et identifier les arguments qui peuvent faire mouche. Cette démarche permet ensuite au management d’être sponsor de l’outil ce qui facilitera son implémentation et son utilisation.

L’importance du chef de projet au vu de la complexité des organisations est aussi à souligner. Surtout en matière d’organisation. Nous avons voulu sécuriser le process en mettant un chef de projet en face du prestataire qui ne connait pas les subtilités de l’organisation et va se trouver en difficultés pour mener à bien les développements.

La complexité de la reprise de données fut un de nos grands chantiers. Il faut que les gens retrouvent « leurs petits ». Un gestionnaire doit y retrouver ses commandes par exemple. On joue entre deux solutions qui n’ont pas la même architecture. Il faut une récupération fiable et la plus complète possible tout en sachant mettre des limites raisonnables pour maitriser cette opération de récupération et son impact sur le calendrier du projet et les dead-lines.

Les catalyseurs du déploiement se résument à une bonne gouvernance, au management, sponsor au niveau de la direction de l’entreprise et des collaborateurs, le tout en accord avec la politique véhicules validée par la direction… Réussir à convaincre le management donne de la légitimité surtout quand le projet concerne plusieurs business unit et une centaine d’entreprises. Cela ouvre les portes et facilite le déploiement. Surtout cela permet au projet de se dérouler rapidement. Sans cette validation managériale amont, le projet aurait pris plus de temps. Car il eut fallu convaincre étape par étape, BU par BU.

Internationalisation de la démarche : On ne peut pas prendre ce qui est fait en France et le dupliquer. En Belgique par exemple, la fiscalité est différente notamment sen ce qui concerne l’avantage en nature.

C’est un élément très fort dans la rémunération. Le calcul parfait dans la solution. En France, on tolère une marge d’erreur alors que ce point sera tenu avec une extrême rigueur en Belgique. Il faut savoir être flexible dans son approche.

Valeur ajoutée de l’équipe centrale autour de l’outil : Nous avons mis en place une organisation propre à Véolia avec une équipe dédiée. Ce ne sont pas les gestionnaires qui vont gérer l’assistance mais l’équipe centrale (assistance niveau 1 soit 80% des opérations) qui constitue cette équipe qui gère et fluidifie les relations avec les utilisateurs de véhicules, ce qui permet de réduire de 50 à 2 le nombre d’interlocuteurs.

C’est une équipe très formée à l’outil. Et lorsqu’il s’agit de support niveau 2, il y a mise en place d’une itération au niveau du prestataire mais qui passe toujours avec l’équipe centrale.

Le ROI ? On peut citer notamment la réduction des actions administratives de la gestion de parc.

Deux exemples :


Avant, la saisie de la carte grise était manuelle avec tout ce que ça comporte en termes d’erreurs de saisie. Aujourd’hui, une fois l’immatriculation du véhicule saisie, les autres champs se remplissent automatiquement.

C’est un gain de temps significatif lorsque l’on fait parfois 40 livraisons par semaine.

Mise à jour du catalogue. Avant, cela prenait 1 à 2 semaines avec deux collaborateurs à temps plein. Aujourd’hui, grâce à la base JATO : vigilance de 72 heures sans avoir besoin de recréer des fiches.

Maîtrise Parts de Marché fournisseur :

L’outil permet de gérer les commandes. Les gestionnaires ne peuvent commander que les véhicules catalogue et aux loueurs ouverts dans l’outil. Et cette gestion se fait au niveau central. Si on prend des engagements de parts de marché avec certains fournisseurs, cela peut être fait finement et rapidement. C’est un outil puissant en politique achat et en termes de négociation car ils savent à quoi s’attendre en matière de

Volumétrie : Enfin, l’outil engendre une baisse du TCO avec une meilleure maîtrise des données fondamentales de la gestion de parc.