Comment Engie Cofely a digitalisé ses achats ?

La direction des achats Engie Cofely a mis en place des solutions digitales via le Big Data pour améliorer la gestion d’en moyenne 500.000 commandes par an auprès de 15.000 fournisseurs, générant près de 700.000 factures couvrant plus de 1,5 million de références.

Le projet au sein d’ENGIE Cofely s’inscrit dans le cadre de la stratégie globale de Cofely et recouvre quatre dimensions et approches toutes définies par une très forte orientation Client :

1) Développement des outils à partir de notre structure très décentralisé : Cofely représente 14 000 collaborateurs répartis sur plusieurs centaines de centre et présents sur des sites Clients pour des missions de facility management et de maintenance. L’ensemble des collaborateurs a aujourd’hui recours à l’utilisation d’outils via le cloud pour avoir accès immédiatement à certains éléments: bases contractuelles, données pour établir les devis, transcription des données pour les convertir en commande, plateforme de paiement,…

2) La dimension Big Data : nous travaillons avec plusieurs milliers de sous-traitants locaux. Nous sommes un des premiers acteurs du tissu économique local au regard de notre réseau d’intervention décentralisé. Il existe donc une diversité et un volume de données dont plusieurs millions de codes produits et de prestations diverses. Ce sont des données utiles pour les achats qui permettent de mieux analyser le portefeuille et de le considérer d’un oeil prospectif pour anticiper les besoins de gestion et de maintenance: cela nous permet de répondre plus efficacement tout en réduisant les coûts.

3) Un axe de développement lié à la mobilité : L’utilisation d’outils Saas et la nécessité d’avoir des applications pour permettre aux techniciens d’exprimer un besoin soit avec la possibilité de consulter un devis en amont, soit en prenant une référence en photo et en la retranscrivant de manière quasi automatique, soit avec la possibilité de réaliser et/ou de visualiser une transaction en commande. Cela passe par l’utilisation de tablettes et de smartphones, bien évidemment. Ces nouveaux outils amènent de la fluidité et de la transparence pour que le technicien optimise sa tournée et communique avec le Client de façon précise dans un souci de réduction des coûts et d’amélioration de la prestation.

4) Utiliser les réseaux sociaux, serveurs et intranets professionnels pour un usage pertinent et opérationnel : (SharePoint, Yammer, etc.). C’est en quelque sorte, créer une commuant de bonnes pratiques qui se traduit par exemple par la mise en place d’un ‘Trip Advisor’ du fournisseur. Selon les alternatives possibles (sous-traitant, distributeur, qualité de réalisation,…), chaque technicien peut optimiser son intervention grâce aux outils collaboratifs.
Pour conclure, notons que notons que certains voient leur métier évoluer avec la digitalisation et la robotisation, par exemple les personnes qui travaillent en tant qu’approvisionneur :
Les techniciens peuvent désormais passer commande directement ce qui libère du temps à l’approvisionner qui peut désormais optimiser et négocier les relations fournisseurs. »

Retour d’Expérience de Jean-Marie Guieau, Directeur du business Support achats de ENGIE.